Documents in cioplenu can be, for example, work instructions, maintenance checklists, safety instructions, packaging instructions, maintenance instructions, run cards or inspection logs. With cioplenu, all these classic types of industrial documentation can be easily mapped. Spending hours of work in Word, Excel and PowerPoint and paper stacks belong to the past.

Document creation

For the creation of your documents, cioplenu offers four different step types or templates. These include the classic work instruction, which is also used as a simple checklist. Furthermore, the comparison and a presentation template with extra large media content are available. Furthermore, there is the possibility to add a module.

Add a new step

If a new document is created, it is possible to store detailed meta information. In addition to the mandatory information title and language, further data can be specified. These are the classification, a validity date, a referencing QR code, other information and the assignment of tags as well as structure classes.

Insertion of Steps, Process steps and Interactions

Before a document can be modified, the edit mode must be started via the "Edit" button in the upper right corner of the Creator. A document can be subdivided with the help of Steps and Process steps. Several steps can be inserted one after the other, as well as several Process steps within one Step. Different interactions can be included in the Process steps.

These interactions are used for feedback and documentation of values and confirmations when running a report. For example, checkboxes, confirmation fields, multiple/single choice interactions, text fields, number or media feedback are available interactions.

Insert interactions

Within each document you can access between the view of individual Steps, (Meta)- Information, Modules, used Media and Material.

Different tabs inside a document

Verwendung von Modulen

Neben neuen Schritten können Sie auch ganze Dokumente in andere Dokumente einfügen, welche dann als Module bezeichnet werden. Durch diese Möglichkeit des Verschachtelns von Dokumenten ersparen Sie sich die erneute Erstellung häufig benötigter und identischer Inhalte. Ebenso können alle Änderungen in einem Modul in die entsprechenden Dokumente auf höherer Ebene weitergegeben werden.

Über den Module Tab können sie sich den strukturellen Aufbau im Detail anzeigen lassen. Darüber hinaus existiert eine tabellarische Ansicht mit allen verwendeten Modulen im Dokument sowie eine Liste mit allen Verwendungen des aktuellen Dokuments als Modul selbst.

Modularer Baum

Hinzufügen von Medien

Medien hinzufügen

Die Einbindung von Bildern, Videos sowie anderer Medien (z. B. PDF-Dateien) ermöglicht es Ihnen, Informationen und Vorgänge anschaulich darzustellen. Mit cioplenu können Sie sowohl Medien von Ihrem lokalen Speicher einbinden, wie auch bereits hochgeladene Dateien.
Ebenso können Bilder oder Videos direkt über Ihr Smartphone oder Tablet aufgenommen und hinzugefügt werden. Im Dokument selbst lassen sich diese per Drag & Drop beliebig einzelnen Arbeitsgängen zuordnen.

Veröffentlichen eines Dokuments

Um Ihr Dokument im Assistant sehen zu können und die Erstellung eines Reports zu starten, muss dieses veröffentlicht und sichtbar geschaltet werden. Nutzen Sie hierzu den Button "Veröffentlichen" in der rechten oberen Ecke des Creators. Bei einem neu erstellten Dokument gelangen sie direkt in den Reviewprozess. Bei Dokumenten die bereits veröffentlich waren, können Sie wählen ob ein erneutes Review notwendig ist oder eine Freigabe des Dokuments direkt und ohne weiteres Review erfolgen soll.

Veröffentlichen eines Dokuments

In der Dokumentenübersicht sehen Sie in der Spalte Zustand, ob Ihr Dokument sichtbar im Assistant ist und können dies über die Spalte Aktionen anpassen.

Dokument sichtbar

Dokumente im Assistant verwenden

Über den Reiter Dokumente gelangen Sie in die Liste der verfügbaren Dokumente. Mit einem Klick auf das Dokument öffnet sich die Übersicht und Sie können über "Start" mit der Erstellung eines Reports beginnen oder über die Vorschau den Inhalt des Reports anzeigen. Die Vorschau ist besonders hilfreich, wenn sie sich nicht ganz sicher sind, ob sie den richtigen Report gefunden haben.

Vorschau und Start im Assistant

Navigieren Sie durch das Dokument, Erledigen Sie die einzelnen Vorgänge und Füllen Sie alle Interaktionen aus. Cioplenu bietet die Möglichkeit, dass mehrere Personen zeitgleich denselben Report bearbeiten. Außerdem können Sie beliebig zwischen den Schritten hin und her springen.

Am Ende wird ein Report dann abgeschlossen.

Dabei gelangen sie noch einmal in eine Übersicht der einzelnen Schritte. In unserem Beispiel wurde eine Pflichtangabe nicht und von 29 optionalen Angaben nur 7 ausgefüllt.
Dort können Sie zu jedem Report auch noch einen Kommentar erfassen.
Sind nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt, ist das Abschließen nicht möglich.

Übersichtsdialog zum Abschließen eines Reports im Assistant

Löschen von Dokumenten

Manchmal werden Dokumente nicht mehr benötigt und sollen gelöscht werden. Wir erklären kurz wie Sie dazu vorgehen.

In der Übersichtstabelle der Dokumente können Sie über das Aktion-Menü ein freigegebenes Dokument zunächst zum Archivieren vormerken.

Dokumente Archivieren


Ein solches Dokument befindet sich anschließend im Papierkorb. Diesen finden Sie im Menüpunkt Management.
Von dort aus können Sie entweder das Dokument wiederherrstellen oder aber ins Archiv verschieben. Damit ist das Dokument dann nicht mehr länger im Zugriff.

Befindet sich das Dokument dagegen im Status Neu oder Entwurf, kann dieser Entwurf direkt verworfen werden.

Entwurf verwerfen

Es erscheint ein zusätzlicher Fenster, das darauf hinweist, dass diese Aktion unwiderruflich ist.

Unwiderruflich löschen

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Erstellung von Dokumenten

Für die Erstellung Ihrer Dokumente bietet cioplenu drei verschiedene Schritt-Typen bzw. Vorlagen an. Hierzu zählt die klassische Arbeitsanweisung, die auch als einfache Checkliste Verwendung findet. Weiterhin stehen Ihnen der Vergleich und das Schulungstemplate mit extra großen Medieninhalten zur Verfügung.

Wird ein neues Dokument angelegt, besteht die Möglichkeit ausführliche Metainformationen zu hinterlegen. Neben den Pflichtinformationen Titel und Sprache können weitere Daten angegeben werden. Diese sind die Klassifizierung, ein Gültigkeitsdatum, ein verweisender QR-Code, sonstige Informationen und die Zuweisung von Tags sowie Strukturklassen.

Einfügen von Schritten, Arbeitsgängen und Interaktionen

Bevor ein Dokument modifiziert werden kann, muss der Bearbeitungsmodus über den Button "Bearbeiten" in der rechten oberen Ecke des Creators gestartet werden. Ein Dokument lässt sich mit Hilfe von Schritten und Arbeitsgängen untergliedern. Es können sowohl mehrere Schritte hintereinander eingefügt werden, wie auch mehrere Arbeitsgänge innerhalb eines Schritts. In den Arbeitsgängen können unterschiedliche Interaktionen eingebunden werden.

Diese Interaktionen dienen der Rückmeldung und Dokumention von Werten und Bestätigungen beim Durchführen eines Reports. Beispielsweise stehen Ihnen Checkboxen, Bestätigungsfelder, Multiple-/ Single-Choice Fragen, Textfelder, Zahlenrückgaben oder Medienrückgaben zur Verfügung.

Interaktionen einfügen

Verwendung von Modulen

Neben neuen Schritten können Sie auch ganze Dokumente in andere Dokumente einfügen, welche dann als Module bezeichnet werden. Durch diese Möglichkeit des Verschachtelns von Dokumenten ersparen Sie sich die erneute Erstellung häufig benötigter und identischer Inhalte. Ebenso können alle Änderungen in einem Modul in die entsprechenden Dokumente auf höherer Ebene weitergegeben werden.

Über die Metainformationen eines jeden Dokuments können Sie auf den modularen Baum zugreifen und sich somit den strukturellen Aufbau im Detail anzeigen lassen. Darüber hinaus existiert eine tabellarische Ansicht mit allen verwendeten Modulen im Dokument sowie eine Liste mit allen Verwendungen des aktuellen Dokuments als Modul selbst.

Modularer Baum

Einbinden von Medien

Die Einbindung von Bildern, Videos sowie anderer Medien (z. B. PDF-Dateien) ermöglicht es Ihnen, Informationen und Vorgänge anschaulich darzustellen. Mit cioplenu können Sie sowohl Medien von Ihrem lokalen Speicher einbinden, wie auch bereits hochgeladene Dateien. Ebenso können Bilder oder Videos direkt über Ihr Smartphone oder Tablet aufgenommen und hinzugefügt werden. Im Dokument selbst lassen sich diese per Drag & Drop beliebig einzelnen Arbeitsgängen zuordnen.

Veröffentlichen eines Dokuments

Um Ihr Dokument im Assistant sehen zu können und die Erstellung eines Reports zu starten, muss dieses veröffentlicht und sichtbar geschaltet werden. Nutzen Sie hierzu den Button "Veröffentlichen" in der rechten oberen Ecke des Creators, um den Reviewprozess zu durchlaufen. In der Dokumentenübersicht sehen Sie in der Spalte Zustand, ob Ihr Dokument sichtbar im Assistant ist und können dies über die Spalte Aktionen anpassen.

Dokumente im Assistant verwenden

Über den Reiter Dokumente gelangen Sie in die Liste der verfügbaren Dokumente. Mit einem Klick auf das Dokument öffnet sich die Übersicht und Sie können über "Start" mit der Erstellung eines Reports beginnen. Navigieren Sie durch das Dokument, Erledigen Sie die einzelnen Vorgänge und Füllen Sie alle Interaktionen aus. Cioplenu bietet die Möglichkeit, dass mehrere Personen zeitgleich den selben Report bearbeiten. Außerdem können Sie beliebig zwischen den Schritten hin und her springen.

Dokument im Assistant anlegen

Auch im Assistant können Sie schnell ein neues Dokument anlegen. Gehen Sie dazu auf den Picker und gelangen Sie somit in die Entwurfsübersicht. Diese neu angelegten Dokumente eigen sich insbesondere für die Aufnahme von Bildern oder Videos und sind anschließend im Editor verfügbar.

Löschen von Dokumenten

Manchmal werden Dokumente nicht mehr benötigt und sollen gelöscht werden. Wir erklären kurz wie Sie dazu vorgehen.

In der Übersichtstabelle der Dokumente können Sie über das Aktion-Menü ein freigegebenes Dokument zunächst zum Archivieren vormerken.

Dokumente Archivieren


Ein solches Dokument befindet sich anschließend im Papierkorb. Diesen finden Sie im Menüpunkt Management.
Von dort aus können Sie entweder das Dokument wiederherrstellen oder aber ins Archiv verschieben. Damit ist das Dokument dann nicht mehr länger im Zugriff.

Befindet sich das Dokument dagegen im Status Neu oder Entwurf, kann dieser Entwurf direkt verworfen werden.

Entwurf verwerfen

Es erscheint ein zusätzlicher Fenster, das darauf hinweist, dass diese Aktion unwiderruflich ist.

Unwiderruflich löschen

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