Die Darstellung von Informationen über Bilder und Videos macht Ihre Dokumente schneller lesbar. Somit verbessert sich einerseits die Durchlaufzeit und andererseits werden Fehler in den Arbeitsschritten vermieden, wodurch die Qualität in der Durchführung steigt. Nutzen Sie daher wo möglich visuelle Elemente in Ihren Dokumenten, um Vorgänge und Anweisungen eindeutig und verständlich darzustellen. Darüber hinaus können auch PDF-Dateien mit z. B. Zeichnungen eingebunden und angezeigt werden.

Einbinden von Medien

In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie Medien in Arbeitsanweisungen und Checklisten einbinden und mit Arbeitsgängen verknüpfen.

Sie können Medien auf verschiedene Art und Weise in Ihre Dokumente einfügen. Dabei stehen Ihnen folgende drei Möglichkeiten zur Verfügung:

Einbindung von Medien

Drag & Drop

Wie Sie es auch aus anderen Anwendungen gewohnt sind, können Sie im Editor einfach per Drag & Drop Medien in ein Dokument einfügen. Hierzu müssen Sie nur die Mediendatei aus dem Explorer in den gestrichelten Bereich unter einem Arbeitsgang ziehen.

Drag und Drop von Medien

Es ist auch möglich, auf diese Weise mehrere Bilder gleichzeitig einzufügen.

Von Gerät hinzufügen

Diese Option stellt die Alternative zum Drag & Drop dar. Es können Medien auf Ihrem Gerät oder einem (Netz-) Laufwerk hochgeladen werden. Es öffnet sich ein Explorer-Fenster, über das Sie die entsprechende(n) Datei(n) auswählen können.

Von Gerät hinzufügen

Neu hinzugefügte Medien werden in der Bibliothek gespeichert und können zu einem späteren Zeitpunkt erneut eingefügt werden. Hierzu steht Ihnen die folgende Option Aus Anhängen hinzufügen zur Verfügung.

Aus Anhängen hinzufügen

Mit Anhängen sind in diesem Fall Medien gemeint, die bereits in diesem Dokument oder im globalen Medienspeicher zur Verfügung stehen und sich somit in der Medienbibliothek befinden. Wählen Sie ein oder mehrere Inhalte aus, die Sie dem Dokument hinzufügen möchten. Über die Option Aktionen können Sie dann entscheiden, ob Sie hierfür einen neuen Schritt erstellen oder diese in einem Arbeitsgang verwenden möchten.

Medien aus Medien Anhängen hinzufügen

Zuordnung und Entfernung von Medien aus Arbeitsgängen

Wenn Sie die Medien hochgeladen haben, sind diese bereits dem entsprechenden Arbeitsgang zugewiesen oder stehen in den angehängten Medien für die weitere Verwendung in anderen Schritten und Arbeitsgängen zur Verfügung. Innerhalb eines Schritts lassen sich Medien ganz einfach per Drag & Drop von einem Arbeitsgang in einen anderen verschieben.

Über die Funktion Zuordnung lassen sich einzelne Medien wieder aus den Arbeitsgängen entfernen. Diese sind aber weiterhin im Medienspeicher vorhanden. Ebenso kann hierüber ein und das selbe Bild einem oder mehreren weiteren Arbeitsgängen zugeordnet werden.

Medienzuordnung

Unterscheidung von globalen und lokalen Medien

In cioplenu wird zwischen globalen Medien und lokalen Medien unterschieden.

  • Globale Medien stehen für alle Dokumente zentral über den Menüpunkt Medien zur Verfügung. Diese bieten den Vorteil, dass Änderungen (z. B. Hinzufügen von Markierungen) oder ein Austausch des Bildes in allen Dokumenten, die dieses Medium verwenden, wirksam werden
    Ideal für Massenänderungen bei Varianten.
  • Lokalen Medien sind nur in einem einzelnen Dokument hinterlegt und stehen somit auch nur für dieses zur Verfügung. Sofern ein Medium nur in einem spezifischen Dokument verwendet wird, ist es ausreichend und sinnvoll, dieses als lokales Medium einzubinden. Ebenso ein Medium lokal verwendet werden, wenn sich z. B. Markierungen in einem identischen Bild je nach Dokument unterscheiden.
Lokale oder globale Medien

Nutzung und Überführung von globale in lokale Medien und umgekehrt

Über den Reiter Medien innerhalb eines Dokuments kann beispielsweise ein Bild aus dem globalen Speicher zu den Medien eines Dokuments hinzugefügt werden. Wählen Sie hierzu Aus globalem Speicher aus und fügen Sie die Bildauswahl über die Aktionen hinzu. Nun kann das Bild als globales Medium in das Dokument eingebunden werden.

In der Spalte Status sehen Sie dabei direkt, ob es sich beim genutzten Medium um ein lokales oder globales handelt.

Alternativ kann dieses globale Medium über die Aktion von Global trennen zunächst in den lokalen Speicher überführt werden. Lokale Medien lassen sich auch in globale wandeln, indem Sie die Aktionen in Globales konvertieren nutzen.

Globale und lokale Medien

Übersetzung der Medienbenennung

Wird ein Dokument in mehreren Sprachen angelegt, so werden die Beschreibungen der Bilder in der Ausgangssprache nicht automatisch übernommen und müssen separat übersetzt werden. Ist die ursprüngliche Benennung weiterhin zutreffend, lässt sich diese über die Aktion Sprache im Reiter Medien des Dokuments von einer in die andere Sprache kopieren. Hierzu können Sie, sofern zutreffend, auch alle Medien auf einmal markieren und die Sprache übernehmen.

Bilder bearbeiten

Um Bilder passgenau in Anleitungen und für Anweisungen zu nutzen, müssen Sie diese oftmals zuschneiden, drehen, Formen und Texte sowie Sicherheitshinweise einfügen. Dank des integrierten Bildeditors können Sie Fotos und Grafiken unkompliziert und schnell bearbeiten oder mit zusätzlichen Hinweisen und Informationen anreichern, ohne auf eine weitere Software zurückgreifen zu müssen. Da die Veränderungen so gesehen auf einer neuen Bildebene angelegt werden, lassen sich diese ganz unkompliziert im Nachgang erneut verändern oder jederzeit entfernen.

Um den Bildeditor zu öffnen, wählen Sie ein Bild aus und klicken anschließend auf Bearbeiten in der Medien Vorschau oder dem Dropdown Menü. Eine Bearbeitung ist grundsätzlich erst dann möglich, wenn das Dokument im Bearbeitungsmodus ist. Hinweis: Wenn es sich um ein globales Bild handelt, ist eine Bearbeitung direkt im Dokument nicht möglich. Hierfür muss das Bild über die globalen Medien geöffnet und bearbeitet werden.

Formen und Text einfügen

Nachdem Sie den Bildeditor geöffnet haben, können Sie beliebig viele Formen, Textelemente und Piktogramme ins Bild einfügen sowie deren Größe, Orientierung und Farbe anpassen. Im folgenden Video werden diese Funktionen in vollem Umfang dargestellt.

Bild zuschneiden, drehen und zurücksetzen

Im linken oberen Bereich des Bildeditors befindet sich das Aus-/Zuschneiden Werkzeug. Über den blauen Rahmen können Sie den Ausschnitt wählen und in der Größe anpassen. Wenn Sie mit dem Bildausschnitt zufrieden sind, bestätigen Sie die Auswahl mit Zuschneiden.

Ebenfalls im linken oberen Bereich des Bildeditors befindet sich die beiden Pfeile für Links- und Rechts-Drehen, mit dem Sie das Bild um 90 Grad im bzw. gegen den Uhrzeigersinn drehen können.

Im rechten oberen Bildschirmrand des Bildeditors befindet sich eine etwas kleinere graue Schaltfläche mit einem gegen den Uhrzeigersinn gerichteten Kreis. Nach einem Klick hierauf werden Sie gefragt, ob Sie das Bild wirklich in den Ursprungszustand zurücksetzen möchten. Bestätigen Sie mit Zurücksetzen, um es zurückzusetzen. Erst wenn Sie Speichern klicken, wird der aktuelle Zustand des Bildes abgespeichert.

Bild zuschneiden und zurücksetzen

Videos bearbeiten

Videos lassen sich im Creator kinderleicht auf die richtige Länge schneiden. So haben Sie die Möglichkeit bei längeren Aufnahmen, tatsächlich nur die relevanten Sekunden in den Mittelpunkt zu rücken. Dies spart bei der späteren Anwendung wichtige Zeit und vermeidet Unklarheiten.

Den Videoeditor öffnen Sie analog zum Bildeditor. Neben dem Zuschneiden des Videos können Sie die Tonwiedergabe an- und ausschalten, Autoplay an- und ausschalten und über den Wiedergabemodus - einmalige Wiedergabe, wiederholte Wiedergabe und einmalige Wiedergabe mit anschließender Wiedergabe das nachfolgenden Videos - entscheiden.

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