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Was ist ein Report

Wie läuft eine papiergestützte Dokumentation in der Regel ab?

  • Im Normalfall wird als Arbeitsanweisung, Checkliste oder Protokoll nicht die Vorlage, also das originale Dokument ausgegeben, sondern zumeist eine Kopie.
  • Die Originaldatei am PC oder das originale Papierdokument bleiben als Vorlage erhalten und können überarbeitet werden.
  • Die gewünschte Kopie der Dokumentation kann durch einen Ausdruck eines Text- und Bilddokuments (Excel, Powerpoint, Word, PDF, ...) erfolgen. Oder das originale Papierdokument wird tatsächlich im Kopierer dupliziert.
  • Anschließend wird die Kopie an den/die Auszuführende/n ausgegeben und von diesem abgearbeitet (z. B. Beschriften und Unterschreiben der Checkliste auf Papier).
  • Das ausgefüllte Papierdokument kann als "Report" oder "Protokoll" bezeichnet werden.
  • Es wird in einem Ordner abgeheftet und ggf. gescannt und so teil-digitalisiert.
  • Genauso verhält es sich bei einem Excel oder Word Dokument, welches in einem Ordner liegt, von welchem ein Ausdruck erstellt wird. Auch hier bleibt das Original als Vorlage erhalten und kann überarbeitet werden.

Ihr Firmen-Logo auf dem PDF-Report

Gehen Sie zunächst im EDITOR in den Bereich Einstellungen und dann auf PDF Report.

PDF Report Einstellungen

Nun können Sie Ihr gewünschtes Firmenlogo einbinden. Dazu eine Bild Datei Auswählen und mit klick auf "Upload" hochladen.

Ab jetzt werden alle PDF-Reports mit dem eingestellten Logo ausgegeben.

Zudem können Sie im Bereich "Adresse in PDF Report anzeigen" Ihre Firmenadresse hinterlegen.

Anwendungsfall bestimmen

Wir unterscheiden zwischen zwei Anwendungsfälle:

  1. Wissen und Informationen abrufen OHNE Nachverfolgung und Rückmeldungen
    Dabei ruft die Nutzerin/der Nutzer Wissen und Informationen ab. Es muss jedoch KEINE Rückmeldung über den Fortschritt, die Richtigkeit des Prozesses oder ein Nachweis erstellt werden.

    Beispiele:
    - Anleitungen
    - Arbeitsanweisungen ohne Nachverfolgung
    - Hinweise
    - Prozessdokumentationen

    Das DOKUMENT wird vom Nutzer angesehen - es entsteht KEIN REPORT.
  2. Wissen und Informationen abrufen, Rückmeldungen aktiv/passiv durchführen, Tätigkeit nachverfolgen
    Dabei ruft die Nutzerin/der Nutzer Wissen und Informationen ab. Es MÜSSEN Rückmeldungen über Fortschritt und Richtigkeit erfolgen.
    Diese können aktiv (Eingabe, Drücken von Interaktionen) oder passiv (Fortschritt) stattfinden.
    Abschließend muss ein Nachweis für die durchgeführte Tätigkeit erstellt werden. Der/die Nutzer/in muss dabei nicht zwangsweise eine Eingabe tätigen - auch das Abschließen und damit die Kenntnisnahme des Inhalts können nachvollzogen werden.

    Beispiele:
    - Checkliste
    - Prüfprotokolle
    - Abnahme
    - Unterweisungen (Sicherheit, Maschinen, Betriebsmittel, etc.)
    - Montageprozess mit Qualitätsprüfung und Rückmeldungen

    Das DOKUMENT wird vom Nutzer angesehen und Informationen/Daten aktiv oder passiv hinzugefügt. Es entsteht ein REPORT.
Dokumente auf der Plattform

Dokumente und Reports

Ein Dokument wird auf der Plattform über den Editor erstellt und zentral abgelegt.

Nach der Freigabe und des "Sichtbar schaltens" ist das Dokument auch für den Assistant einsehbar.

Der/die Ersteller/in entscheidet vorab, um welchen Anwendungsfall es sich handelt:

  1. Wissen und Informationen abrufen OHNE Nachverfolgung und Rückmeldungen
  2. Wissen und Informationen abrufen, Rückmeldungen aktiv/passiv durchführen, Tätigkeit nachverfolgen

Je nach Anwendungsfall definiert der/die Ersteller/in über die Einstellungen des Dokuments die Erstellung eines automatischen Reports - "Report automatisch erstellen" - Aktiv/Inaktiv

Ein/e Nutzer/in startet im Assistant Modul ein Dokument über "Prozess Starten".

Die Einstellung definiert, ob...

  1. Ein/e Nutzer/in das DOKUMENT ansieht aber KEIN REPORT erstellt wird
  2. Ein/e Nutzer/in das DOKUMENT ansieht und Informationen und Daten - aktiv oder passiv - über den REPORT zurückmeldet.

Das DOKUMENT bleibt auf der Plattform im Original, unabhängig vom Anwendungsfall verfügbar.

Ein Report verhält sich somit wie eine Kopie - nur mit deutlichen Vorteilen gegenüber der analogen Welt.

  • Der Report sammelt alle prozessrelevanten Informationen, die im Laufe der Bearbeitung anfallen.
    Das sind beispielsweise Eingaben, die aktiv durch den/die Nutzer/in eingegeben werden (Text, Bild, Video, Ton, Interaktions-Felder). (-> aktive Rückmeldung)
    Außerdem werden Informationen wie Uhrzeit- und Datum oder nachträgliche Änderung von Eingabewerten mitverfolgt. (-> passive Rückmeldung)

Weitere Eigenschaften von Reports:

  • Ein Report kann im Laufe seiner Abarbeitung durchgängig in Echtzeit nachverfolgt werden
  • Strukturelemente wie Geltungsbereiche, Dokumenttypen, Produktnummer und viele mehr
  • Im Report können mehrere Personen gleichzeitig arbeiten
  • Jeder Report hat einen Status, der auch manuell geändert werden kann (bspw. wenn Probleme auftreten)
  • Ein Report kann nicht verloren gehen
  • Alle Prozessinformationen (aktiv wie passiv) sind voll digital und können gefiltert, durchsucht und ausgewertet sowie exportiert werden

Reports im Editor

Wechseln Sie bitte in den Bereich Reports über die Menüleiste auf der linken Seite um in die Übersicht zu gelangen.

Report-Uebersicht im Editor

In der Übersicht können Sie in der Linken Spalte

  • nach dem Fortschritt filtern
  • auf bestimmte Nutzer
  • und das Datum eingrenzen
  • neben dem Datum gibt es noch drei Punkte über die Sie in eine Schnellfilterung der letzten 3 bzw. 7 Tage gelangen
  • und mit einem Klick in den PDF Export springen (nur bei aktiver Auswahl eines abgeschlossenen Reports)
Datum Schnellfilter

PDF generieren

Strukturklassen Filter

Zusätzlich steht Ihnen noch ein Filter nach den Strukturklassen zur Verfügung.

Strukturklasse Filter

Spalten anpassen

In der Hauptansicht können Sie über Spalten anpassen weitere Informationen hinzufügen.

Detailsuche

Über Spalten anpassen können Sie eine Detailsuche einblenden. Dabei erscheint unterhalb der Spaltenüberschriften eine weitere Zeile in der Sie innerhalb der einzelnen Spalten suchen können.

Report ID

Ein Report hat immer eine eindeutige ID, im Editor finden Sie diese in der Übersichtstabelle. Falls die Spalte nicht angezeigt wird, können Sie über Spalten anpassen die Spalte ID hinzufügen.

Report ID

Sortieren

In den Spaltenüberschriften können Sie sortieren.

  • Mit einem einfachen Klick auf die Überschrift einer Spalte erscheint ein Pfeil, der die Sortierreihenfolge (auf- oder absteigend) anzeigt. Mit einem weiteren Klick drehen Sie die Sortierung um. Mit einem erneuten Klick wird die Sortierung wieder aufgehoben.
Sortieren
  • Sie können auch mehrere Spalten in die Sortierung einschließen, dazu halten Sie die SHIFT-Taste gedrückt während Sie nach einander die Spalten anwählen.
    In unserem Beispiel wird als erstes die ID absteigend und als zweites der Titel aufsteigend sortiert.
Mehrfachauswahl beim Sortieren

Titelsuche

Oberhalb der Tabelle finden Sie zusätzlich ein Suchfeld mit dem Sie schnell innerhalb des Titels Ihrer Reports suchen können.

Titel Suche

Seitenübersicht

Am unteren rechten Rand finden Sie eine Darstellung wie viele Reports mit Ihren Auswahlkriterien gefunden wurden und auf wie vielen Seiten sich die Ergebnisse erstreckten. Hier können Sie schnell zwischen den Seiten springen.

Seitenanzeige

Löschen eines Reports

Zum Löschen klicken beim gewünschten Report auf die drei vertikalen Punkte.

Es öffnet sich ein Kontextmenü.

Löschen eines Reports

Klicken Sie nun auf "Löschen" und bestätigen dieses final, um den Report zu entfernen.

HINWEIS: Es können nur abgeschlossene Reports im Editor gelöscht werden.

Automatisches Erstellen eines Reports

Ist die automatische Reporterstellung in den Metainformationen eines Dokuments aktiviert, wird durch das Öffnen eines Dokumentes im ASSISTANT automatisch ein Report erstellt.

Reports auswerten

Sollte es im Report zu Abweichungen kommen (Probleme, fehlende Werte, n.i.O., Toleranzabweichung, etc.) so sehen Sie das anhand eines Statusindikators in der Übersichtstabelle.

Wählen Sie den gewünschten Report aus der Liste aus und öffnen Sie nach Belieben weitere Details.

Alle Bilder, Videos, Dateien sowie Unterschriften können vergrößert werden und im Detail angesehen werden.

Ergebnisfilter

Der Ergebnisfilter in der Report Ansicht ermöglicht es Ihnen, nach Ergebnissen zu filtern. Damit können Sie die Auswahl an Ihre Bedürfnisse anpassen.

In der Spalte Ergebnis können Sie filtern, ob Sie z.B. nur Reports ohne Beanstandung sehen möchten oder solche die in Ihrer Umgebung Probleme verursachen.

Statusfilter

Änderungshistorie für Reports

Über die Änderungshistorie der cioplenu Plattform können Sie nachvollziehen, wer wann welche Änderungen an einem Report ausgeführt hat.

Für jede Interaktion stehen Ihnen das Datum, die Uhrzeit, sowie den/die Durchzuführende/n im Report bereit.

Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die Änderungshistorie eine Nachverfolgbarkeit der vorherigen Eingaben. Wird beispielsweise ein Messwert nachträglich korrigiert oder eine Bestätigung widerrufen, sind diese Informationen mit Datum, Uhrzeit und Nutzername hinterlegt. Dies geschieht automatisch bei jeder Interaktion.

Mit einem einfach Klick auf einen Report gelangen Sie in eine Detailübersicht. Hier können Sie jeden einzelnen Schritt im Detail betrachten und sehen alle getätigten Eingaben. Einen Schritt öffnen Sie über das Lupensymbol direkt vor jedem Schritt. Eine nachträglich durchgeführte Änderung wird Ihnen mir einem Uhrensymbol angezeigt und mit einem klick auf das Symbol werden die Änderungen sichtbar.

Aenderungshistorie in den Reports

Die Änderungshistorie steht zur Verfügung, sobald der ursprüngliche Wert verändert wurde. Sie ist für alle Interaktionen verfügbar.

Reports exportieren

Sie können abgeschlossenen Reports einfach in die Formate CSV, XLSX und PDF exportieren.

Gehen Sie dazu bitte in den Bereich Reports und öffnen Sie dort einen abgeschlossenen Report.

Wählen Sie einen abgeschlossenen Report

Nun können Sie den Reports mit einem Mausklick in verschiedene Formate exportieren.

Wir haben in unserem Beispiel das Format XLSX ausgewählt.

Wählen Sie je nach Anwendungsfall die Report-Art aus:

  • individueller Report - Report mit vorher ausgewählten Schritten. Diese können bei der Erstellung des Reports im Editor-Creator markiert werden.
  • allgemeiner Report - gesamter Report
Auswahl Reportsart

Die so erstellte Datei wird heruntergeladen und kann abschließend ohne Formatierungsprobleme z.B. in Excel geöffnet werden.

Individueller PDF-Report

Wenn Sie einen Report ins PDF Format exportieren möchten, können Sie auswählen welche Informationen im Report erscheinen sollen.

Individueller PDF Report

Zudem können Sie die Sprache des PDF-Report-Grundgerüsts festlegen.

Klicken Sie anschließend auf Erstellen

Der erstellte Report erscheint in der Liste. Unter dem Report-Namen sowie der Download Schaltfläche finden sich die darin enthaltenen individuellen Felder.

Wurde der Report bereits erzeugt, steht er in der Liste bereit und wird nicht erneut erzeugt.

Reports im Assistant

Wenn Sie im Assistant auf die Suche klicken, gelangen Sie in die Übersicht der bereitstehenden Dokumente.

Tag Filter

Zusätzlich zu den Funktionen der Übersicht des Editors steht Ihnen noch ein Tag Filter zur Verfügung.

Report ID

Ein Report hat immer eine eindeutige ID, im Assistant finden Sie diese neben dem Reportnamen in der Kopfzeile.

Report ID

Manuelles Erstellen eines Reports

Sie erkennen ein Dokument, für welches nicht automatisch ein Report erstellt wurde an:

  • fehlende "Report ID" neben dem Dokumenten-Titel bzw. in den Metainformationen. Stattdessen steht dort "Kein Report"
  • Die Option "Abschließen" steht Ihnen nicht zur Verfügung.

Sollte die Option "Report automatisch erstellen" im Dokument deaktiviert sein, so kann man dennoch manuell einen Report erstellen.

Dazu gehen Sie bitte in das Einstellungsmenü Rechts oben und wählen Report erstellen aus.

Assistant - Report manuell erstellen

Sie erhalten unmittelbar eine "Report ID" neben dem Dokumenten-Titel bzw. in den Metainformationen und ein Report ist für Sie erstellt worden.

Wie Sie ein Dokument verwerfen oder später fortsetzen können

Wenn Sie ein Dokument verwerfen oder später fortsetzen möchten, klicken Sie in der Kopfzeile bitte auf das X links neben dem Dokumentnamen.

Mit verwerfen wird der erstellte Report verworfen. Mit Später Fortsetzen wird die Bearbeitung unterbrochen und Sie können sie zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen.

Report Verwerfen oder Später Fortsetzen

Ein Dokument Fortsetzen

Über den Bereich Parken gelangen Sie in die Übersicht aller bestehenden Reports.

Geparkt

Passen Sie über Spalten anpassen die Tabelle so an, dass Sie alle relevanten Informationen einsehen können.

In der rechten oberen Bildschirmecke finden Sie den Statusfilter Abgeschlossen sowie In Ausführung.

Abgeschlossen / In Ausfuehrung

Daneben haben Sie über die Personen-Button die Möglichkeit, nach IHREN Reports (eine Person Button) oder den Reports anderer (mehrere Personen Button) zu filtern.

Personen Button

Strukturklassen Filter

Zusätzlich steht Ihnen noch ein Filter nach den Strukturklassen zur Verfügung.

Strukturklasse Filter

Titelsuche

Oberhalb der Tabelle finden Sie zusätzlich ein Suchfeld mit dem Sie schnell innerhalb des Titels Ihrer Reports suchen können.

Seitenanzeige

Am unteren rechten Rand finden Sie eine Darstellung wie viele Reports mit Ihren Auswahlkriterien gefunden wurden und auf wie vielen Seiten sich die Ergebnisse erstreckten. Hier können Sie schnell zwischen den Seiten springen.

Seitenanzeige

Geparkten Report öffnen und weiter bearbeiten

Anschließend wählen Sie den Report aus der Liste aus, welchen Sie öffnen möchten.

In einem Zwischendialog bekommen Sie noch weitere Detailinformationen angezeigt und über Öffnen gelangen Sie zurück zur Bearbeitung.

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